IT Proje Yönetimi Nedir? IT Proje Yöneticisi Ne İş Yapar?

Information technology kelimelerinin kısaltması olan IT, bilgiye ulaşmak için bilgisayar sistemlerinin kullanılması anlamına gelir. Bilgi teknolojisi, iş gücü ve operasyonlarının büyük bir kısmından sorumludur. Bu sebeple de şirketlerin günlük faaliyetlerinin çoğu bilgi teknolojileri kullanılarak yapılır. IT proje yönetimi de bilgi teknolojisi projelerini yönetme, planlama, geliştirme sürecidir. Bu proheleri yöneten kişiler, yetenekli liderlerden seçilir. Çünkü, karmaşık projeleri bitiş çizgisine taşımak hiç de kolay değildir. Peki IT proje yöneticisinin görevleri neler? Gel birlikte bakalım.

IT Proje Yönetimi Nedir?

IT proje yönetimi, bilgi teknolojisi projelerinin tüm süreçlerini organize etmek anlamına gelir. Yazılım geliştirme, bilgi güvenliği, bilgi sistemleri, iletişim, donanım, ağ, veritabanları ve mobil uygulama geliştirme de dahil olmak üzere pek çok sektörde IT proje yönetimi yapılır. Proje yönetiminin de belirli alanları vardır. Bu alanlardan bazıları şu şekildedir:

• Teslim edilmesi gereken görevleri, teslimatları, kilometre taşlarını ifade eden bir projenin kapsamını yönetmek
   
• Bir proje zamanlaması oluşturmak ve bunun nasıl takip edileceğine ve sürdürülebileceğine dair yönergeleri belirlemek
   
• Proje boyunca izlenecek bir bütçe oluşturmak için proje maliyetlerini tespit etmektir.
   
• İşgücü, malzeme ve ekipman gibi proje kaynaklarının edinilmesi, tahsis edilmesi ve izlenmesi
   
• Ekipler ve paydaşlar için iletişim kurallarının tanımlanması
   
• Projedeki risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi, önlenmesi ve azaltılması için yöntemler geliştirmek
   
• Kaynaklarının edinilmesi, satıcı ve tedarikçilerle ilişkilerin sürdürülmesi
   
• Proje paydaşlarının belirlenmesi ve onların beklentilerine ve proje üzerindeki etkinlerine göre güncellemeler yapılması
   
• Ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı oluşturacak bir çerçeve oluşturmak
   

IT Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?

Bir IT proje yöneticisi, proje yaşam döngüsünün beş aşamasını kullanarak karmaşık görevleri etkili şekilde yapar. Her aşamanın proje yaşam döngüsünü ileriye taşıyan farklı kilometre taşları vardır. Bir Scrum projesi için sprintleri yönetiyor ya da süreç sunumlarını organize ediyor olsan da aşağıdaki aşamaları uygulayarak kendini bir yol haritası çıkarman gerekir.

1. Başlanıç 

Başlangıç aşamasında projeye olan ihtiyacın belirlenmesi ve proje teklifinin oluşturulması gerekir. Bu, projenin değerli olduğunu ve uygulanabilirliği ortaya koyar. Bu aşamada; projeye olan ihtiyaç şekillendirilir. Proje hedefleri ve yatırım getirisi şekillendirilir. Aynı zamanda bir fizibilite çalışması yapılır. Fizibilite çalışması, projenin makul bir süre ve maliyet içerisinde gerçekleştirilebileceğini kanıtlar. Bunlarla birlikte de başlangıç adımında projenin neler sunacağını belirten bir belge hazırlanır. Bir sonraki aşamaya geçmeden önce projenin ayrılan zamana ve kaynaklara değdiğini de doğrulaman gerekir.

2.Planlama

Planlama aşaması, IT proje yöneticisi ve ekip arasında kurulan iş birliğiyle gerçekleşir. Bu aşama; bütçe belirlemeyi, riskleri tanımlamayı ve başarmayı umduğun şeyler için net hedefler koymayı gerektirir. Bu aşamada aşağıdakiler oluşturulur:

• Proje zaman çizelgesi: Görevlerin yürütülmesi ve kaynak tahsisi için zaman çizelgesi yapılır.
   
• Proje bütçesi: Tahmini maliyetler gözetilerek, proje için ayrılması gereken bütçe belirlenir.
   
• Kapsam yönetimi planı: Projeyi etkileyebilecek riskler ve bunları hafifletmeye yönelik stratejiler tespit edilir.
   
• Kaynak yönetim planı: Proje sırasında kaynakların nasıl edileceği açıklanır.
   
• Paydaş yönetimi planı: Tüm proje paydaşlarını ve onları yönetmeye yönelik yönergeler tanımlanır.

Proje yöneticiler genellikle proje planlarını, tüm proje takvimi ve kapsamının görsel bir temsilini sağlayan Gantt şemasını kullanarak düzenler. Gantt şeması, projenin zaman çizelgesini göstermek için kullanılan yatay bir grafiktir. Grafikteki her çubuk projedeki görevleri temsil eder. Gantt grafiği sayesinde ekiplerin, yapılması gereken işlerin neler olduğunu, görevlerin birbirini nasıl etkilediğini görmesi de kolaylaştır. Bu, yaşam döngüsü boyunca başvurulabilecek hedefleri de planlamaya yardımcı olur.

3.Yürütme

Uygulama aşaması, ekibin proje teslimatlarını belirlediği aşamadır. IT proje yöneticileri, kilometre taşlarına ulaşmak için görevleri devrederek tüm ekip üyeleri arasındaki iletişimi açık tutar.

4.İzleme ve Kontrol

Yürütme aşamasında ekibin ilerlemesini gerçek zamanlı takip etmek için IT proje yöneticileri, bir yönetim yazılımı kullanabilir. Jira, Asana, ClickUp, Smartsheet, GitLab bu yazılımlardan en popüler olanlarıdır. Yönetim yazılımları sayesinde iş akışı, tamamlanan görevler ve ekipteki görev dağılımı takip edebilir. Proje yöneticileri bu yazılımları kullanarak ekip üyelerine belirli görevler atayabilir. İzleme ve kontrol aşaması projelerin zamanını, maliyetini, kalitesini ve risklerini izlemeyi içerir.

5.Kapanış

Proje tamamlandıktan sonra kapanış aşaması başlar. Bu aşamada tüm çalışmaların tamamlandığından, onaylandığından ve uygun ekibe aktarıldığında emin olunur. Proje sırasında öğrenilenleri gözden geçirmek için neyin iyi gittiği, nelerin sorun çıkardığı gibi konuların tanımlanması da önemlidir. IT proje yöneticileri için bu aşama oldukça önemlidir. Çünkü gelecekteki metodolojiyi gözden geçirme ve iyileştirme gücü verir.

IT Proje Yöneticisi Hangi Teknik Becerilere Sahip Olmalıdır?

Yönetimin her aşamasında aktif bir role sahip olan IT proje yöneticisi, en başta proje yönetim yazılımlarını bilmelidir. Bu yazılımlar, kaynakları tahsis etmek ve ilerlemeyi takip etmek için fayda sağlar. Microsoft Project, Asana, Jira, Trello gibi yazılımlar, en popüler proje yönetim araçlarıdır.

Yönetim araçlarının yanı sıra IT proje yöneticisi, riskleri ve fırsatları belirlemek için verileri analiz edebilmelidir. Verileri analiz etmek, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemeye ve veriye dayalı kararlar almaya katkı sağlar. Microsoft Excel, Google e-tablo gibi veri analiz araçlarında yeterlilik, proje yöneticileri için oldukça önemlidir.

Proje planlama hakkında daha fazla bilgi edindikçe Scrum, Agile ve Waterfall gibi terimlerle de karşılaşabilirsin. Bunlar bir projeyi yönetmek için çeşitli metodolojilere atıfta bulunur. Proje yönetiminde ortak yaklaşımlar ve metodolojiler Scrum, Agile ve Waterfall’un yanı sıra Lean, Kanban, Six Sigma, XP (Extreme Programming)’dir. Proje yöneticileri, bu metodolojilerden uygun olanları kullanılır. Bu sebeple IT proje yöneticisinin kendi sektörüne uygun olan metodolojiyi öğrenmesi gerekir.

Örneğin; yazılım geliştirme alanında çalışan biri, Agile tekniklerini kullanmayı bilmelidir. Agile ve Scrum birlikte yürütülen yönetim metodolojilerindendir. Bunlar projeleri hızlı ve verimli bir şekilde geliştirmek için günlük ekip toplantılarını ve kısa sprintleri kullanır. Günlük ekip toplantılarında ilerlemeler değerlendirilirken, sprintlerle projenin belirli aşamaları paydaşlara teslim edilir.

Kalite kontrolü de herhangi bir projenin en önemli aşamasıdır. Proje teslimatlarının gerekli standartlarını karşıladığından emin olmak IT proje yöneticileri Sigma gibi araçları kullanabilir. Kalite kontrol kadar önemli olan bir unsur da risk yönetimidir. Proje risklerini tanımlamak ve azaltmak için risk yönetimi konusunda beceri sahibi olmak gerekir. IT yöneticisi, potansiyel riskleri tespit edebilmeli, etkilerini değerlendirebilmeli ve bunları hafifletmek için plan geliştirebilmelidir. PMI Risk Yönetimi Çerçevesi gibi metodolojilerin bilgisi, yöneticilerin işini kolaylaştırır.

IT Proje Yöneticisi Görevleri Nelerdir?

IT proje yöneticisinin görevlerinin başında proje yaşam döngüsünün ilkelerine uymak ve kapanışı en iyi şekilde yapmak gelir. Bunun için ekiple iletişim kurmak, gerekli analizleri yapmak ve süreçleri takip etmek gerekir. Sürecin başarılı şekilde yürütülmesini sağlayan IT proje yöneticisi görevleri şu şekildedir:

• Proje kapsamını tanımlamak
• Başlangıçta yapılan programa sadık kalmak
• Projenin maliyetini planlamak ve belirlenen bütçeye bağlı kalmak
• Proje kaynaklarını yönetmek
• Projenin ilerlemesi aşamalarını belgelemek
• Paydaşlarla iletişim kurmak ve ilerleyiş hakkında onlara bilgi vermek
• Oluşan sorunları gidermek için çözümler üretmek

Hiçbir proje birbiriyle aynı değildir. Dolayısıyla proje yöneticisinin görevleri de yapılacak işlere ve sektöre bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Ancak, genellikle tüm proje ekosistemi yukarıdaki aşamalardan geçer.

IT Proje Yöneticisi Ne İş Yapar?

IT proje yöneticisi, herhangi bir projenin başarılı şekilde teslim edilmesini sağlar. Hangi sektörde olursa olsun gerekli teknolojik çözümlerin ortaya konması, teslim tarihinin planlaması, bütçeye bağlı kalarak hareket edilmesi yapılan işlerin başında gelir. Bunların yanı sıra IT proje yönetici, üst düzey yönetim, bölüm başkanları ve ilgili ekip üyeleriyle yapılan toplantılara liderlik eder.

Projelerin ilerleyişini denetlerken olası sorunları üst düzey yöneticilere ve paydaşlara raporlar. Raporlarla birlikte sözleşmeler, planlar, çizimler de dahil olmak üzere ilgili tüm belgeleri hazırlar. Süreçleri kolaylaştırmak için de müşteriler, paydaşlar, tedarikçi ile proje süresince iş birliği yapmaya devam eder. Performansı her daim yüksek tutmak ve olası sorunları azaltmak için hem dış hem de iç ekipleri yönetir. Gelecekteki projelerin uygulanmasını iyileştirmek için de tamamlanan tüm işleri gözden geçirerek ekibe geri bildirimlerde bulunur. IT proje yöneticisi, tüm bu süreci yönetirken projenin uygunluğunu kontrol etmek için ilgili mevzuatlar hakkında bilgi sahibi olması da gerekir.

IT Proje Yöneticisi Nasıl Olunur?

IT proje yöneticisi olmak için genellikle benzeri pozisyonlarda en az birkaç yıllık deneyime sahip olman gerekir. Bunun yanı sıra mühendislik, bilgisayar bilimleri, işletme yönetimi gibi disiplinler hakkında da bilgi sahibi olmalısın. Ayrıca Agile, Waterfall ve Scrum gibi IT’de yaygın olarak kullanılan proje yönetimi metodolojilerini de öğrenmelisin.

IT proje yöneticisi olmak için bazı kişisel becerilerin de geliştirilmesi gerekir. Bu becerilerin başında liderlik gelir. Çünkü yöneticiler, bir ekibe liderlik eder. Ekibin dinamik kalmasından, görev dağılımdan yönetici sorumludur. Liderlik ile birlikte iletişim becerilerinin geliştirilmesi de önemlidir. Bunun sebebi de ekip üyeleri, satıcılar, paydaşlar ve müşteriler için ilk iletişim hattının IT proje yöneticisi olmasıdır.

İyi bir proje yönetici olmak için organizasyon becerilerinin de geliştirilmesi gerekir. Proje yönetimi doğası gereği hem belirli teslim tarihlerine sahiptir hem de aynı anda çoklu görevler yapmayı gerektirir. Bunun için de önceliklendirme ve çoklu görevleri yerine getirme yeteneğinin olması önemlidir. Bu sayede projelerini sorunsuz şekilde ilerletmen mümkün olur. Projenin bazı aşamalarında eleştirel düşünmeli ve elde ettiğin çıktıları analiz etmen gerekir. Böylece ortaya çıkacak sorunları öngörebilir ve problemleri daha oluşmadan engelleyebilirsin. Çoklu görevlerin içinde mizah duygunu da geliştirmen motivasyonunu her zaman yüksek tutmana katkı sağlar. Bir projeye olumlu tavırla yaklaştığında stresi azaltabilir, ekibine de enerji verebilirsin.

Kişisel becerilerini ve teknik bilgini geliştirmek için IT proje yöneticisi olmadan önce proje ekipleriyle çalışabilirsin. Böylece, oluşabilecek sorunlara ve proje yönetimi ekosistemine önceden hakim olursun. Aynı zamanda edineceğin deneyim, ilerideki projelerin başına geçme fırsatı yakalamana da destek olacaktır. Proje yönetimi zorlu bir kariyer olabilir. Ancak, bu zorluklarla asla tek başına yüzleşmen gerekmez. Çoğunlukla ekip üyeleriyle birlikte çalışır, süreci kolaylaştırmak için özel olarak geliştirilmiş yazılımları ve çevrimiçi araçları kullanırsın.

Teknolojiye tüm sektörlerden anında haberdar olmak için Techcareer.net’i takipte kalmaya devam etmelisin. Yönetim sistemleri ve bilgi teknolojileri de dahil olmak üzere kendini geliştirebileceğin birçok Bootcamp eğitimini de bu platformda bulabilirsin. Ayrıca, yepyeni kariyer fırsatları elde etmek için ödüllü Hackathon etkinliklerine de katılabilirsin. Kariyerinde değişikliğe gitmek istiyorsan iş ilanları sayfasını da ziyaret edebilirsin.