Workspace, Türkçeye “çalışma ortamı” olarak çevrilen iş verimliliği ile ilgili bir kavramdır. Mühendislik ve ekonomi alanlarında kullanılır. Çalışma alanı sayesinde iş süreçleri kısalır, çalışanlar kendilerini ifade etme ortamı bulur. Ayrıca kurum kültürünün yaygınlaşmasıyla iş motivasyonu artar. 

Workspace Nedir?

Workspace yani çalışma alanı, iş süreçlerini daha verimli hâle getiren bir uygulamadır. Ofis gibi ortamlarda bir masa etrafında yapılabildiği gibi dijital ortamda da uygulanabilir. İş süreçlerine dahil olan katılımcıların iş birliği ve görev paylaşımı esasına dayalı olarak ortak bir zeminde buluşmasını sağlar. Aynı zamanda kurum kültürünü yaygınlaştırır.

Çalışma Alanı (Workspace) Çeşitleri Nelerdir?

Çalışma alanının (workspace), kullanım amacına göre çeşitleri vardır. Temel olarak çalışma alanları üç farklı isimle adlandırılır:

• Fiziksel çalışma alanı
• Sanal çalışma alanı
• Hibrit çalışma alanı

Fiziksel çalışma alanı, ofis ortamında yüz yüze şeklinde ortak çalışmaların yapılabildiği alanlardır. Fiziksel çalışma alanlarını şu şekilde sınıflandırabiliriz:

1. Sıcak masa: Ofis ortamında sabit olmayan sandalye ve masalar ile ortak bir çalışma alanı oluşturulur.
2. Ortak çalışma alanları: Çalışma amaçlı tahsis edilmiş odalardır. Gerektiğinde bir projenin bitişine kadar belirli proje ekibine ayrılabilir.
3. Açık ofis: Tüm ekibin geniş bir odada ayrılmış bölmelerde çalıştığı çalışma alanlarıdır. Açık ofisler genellikle sorun olduğunda hızlı aksiyon almak için her seviyeden ekibin yer aldığı ofislerdir.

Sanal çalışma alanı, ekiplerin dijital ortamda birlikte çalışabildiği, elektronik dökümanları paylaşabildiği ve eş zamanlı değişiklik yapabildiği alanlardır. Bulut altyapısında hizmet veren çalışma alanları, mekandan bağımsız çalışma imkânı sunar.

Hibrit çalışma alanı, hem fiziksel hem sanal çalışma ortamlarının birlikte olduğu alandır. Bir kısım katılımcı ofisten çalışma alanına dahil olurken bir kısım dijital ortamdan katılır. IP telefon, sinevizyon gibi araçlara ihtiyaç duyulabilir.

Sanal Çalışma Alanlarının Avantajları Nelerdir?

Bilgi işlem teknolojilerinin gelişmesiyle birlikte remote çalışma modellerinin yaygınlaşmasının yanında fiziksel çalışma alanların esnek olmayan yapısından dolayı sanal çalışma alanları avantajlarıyla ön plana çıkar. Diğer yandan Google, Microsoft, Amazon gibi şirketler “workspace” adıyla dijital hizmetler ile çözümler sunarlar. Tüm bu gelişmeler dijitalleşmenin bir parçası olan sanal çalışma alanına geçişi hızlandırır.

Gelin sanal çalışma alanlarının avantajlarına maddeler halinde bakalım:

• Esneklik: Görev dağılımı, toplantı notları alma, döküman paylaşımı, iş takibi gibi dijital ortamda yapılabilen birçok proje yönetim uygulamasını tek bir uygulama ile esnek şekilde kullanma imkânı sunar.
• İş-yaşam dengesi: Ekiplerin uzaktan koordineli ve etkili bir şekilde çalışması daha mümkün hâle gelir. Bu da ekipteki daha fazla kişiye iş ve ev yaşamlarını etkili bir şekilde birleştirme fırsatı verebilir.
• Veri güvenliği: Uçtan uca şifreleme sistemleri sunulan sanal çalışma alanları üst düzey güvenlik sağlamayı amaçlar. Bu teknolojiye sahip hizmet sağlayıcıların sunduğu hizmetlerin yanında kurumsal şirketlerin kendi altyapılarını da kurma imkânları mevcuttur.

İş dünyasındaki üretkenlik modellerinin tartışılmasıyla ortaya çıkan çalışma alanları, teknolojinin son kullanıcıya kadar yaygınlaşmasıyla sanal ortamlara doğru kaydığı bir gerçek. Teknoloji devleri iş dünyasına çözüm üretmek için uğraşırken, sektörde öncü kurumsal şirketler de kendi iş kültürlerine uygun sanal çalışma alanı çözümlerini üretir. Bu da yazılım sektörünün, endüstriden gıdaya birçok sektörde ihtiyacını gösterir.